会議などへの派遣に関する手続について

                                               27 Aug 2003 幹事会
                                                3 Aug 2011 幹事会

インターネットの運用・管理などに関わる会合へTOPICから派遣する場合には，
以下の手続をとる。

・ TOPICから会議などへ出席者を派遣しようとする場合に，幹事は幹事会へ
提案(1)して，審議する。技術担当者と運用担当者は幹事を通して提案できる。
主査及び幹事長から世話人を決める。（JPNIC総会への派遣は，あらかじめ
定められたJPNIC総会担当幹事が出席するものとして手続を始める。）
（TOPICから派遣経費を負担せずに，TOPICからの参加として参加登録するのみ
の場合もあり得る。）

・ 世話人が topic-announce でアナウンスを出して派遣員候補者を募り，自
薦により受けつけ，派遣員を調整する。

・ 世話人は，派遣員と派遣費用負担（交通費，宿泊費，参加費・懇親会費な
どの負担の有無；交通費・宿泊費の各項目はTOPIC旅費取扱い要項に従い，実費を
支給する)を含めた，派遣計画書を幹事会へ提案(2)し，事務局・幹事会で判断・
調整し，派遣計画を決める。世話人から事務局へ，アナウンスと派遣計画書を
添えて，派遣経費負担と送金先（銀行・支店・種目・番号・名義読み)を連絡
する。事務局で金額を計算し，事前または事後に送金する。

・ 派遣員は，出席報告の速報を topic-announce へ報告する。派遣員が複数
の場合には，世話人と派遣員で報告の分担を相談する。派遣員に，TOPIC講習
会（NOC研修会など）で報告講演を依頼することがある。

・ 世話人から幹事会へ，派遣報告(派遣計画と出席の報告を含む)を提出する。

(1) 派遣員候補者の募集を受けつける提案の例

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会議派遣員候補者募集計画書
会議　　　　　　○○会議（テーマまたはプログラム概要）
日時　　　　　　○年○月○日 ○時〜○時
場所　　　　　　........
世話人　　　　　○○（○○主査）（所属，TEL，Email）
派遣対象：TOPICに技術担当者または連絡調整担当者として選任届が提出されている者
派遣員数：若干名
派遣費用総額：○万円
派遣費用負担基準：
　会場までの往復交通費、宿泊費、会議のうち○○の参加費を負担する。
　（交通費および宿泊費は実費とする）
　日当なし。有料のセミナーおよび懇親会費は自己負担。
派遣員の義務：
　参加した会議等の内容についてTOPICのメイリングリスト(topic-annouce)に
　速やかに報告すること。
　（TOPICが主催する研修会・NOCミーティング等において参加した会議等に関する
　講演・報告を求められた場合は、できるだけ協力をお願いしたい）
派遣候補者募集期間：○年○月○日〜○日○時
派遣員の決定：○年○月○日

添付資料        (開催案内・プログラム，テキスト形式またはURL)

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(2) 派遣員と派遣費用負担を含めた派遣計画の提案の例

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会議派遣計画書
会議　　　　　　○○会議（テーマまたはプログラム概要）
日時　　　　　　○年○月○日 ○時〜○時
場所　　　　　　........
世話人　　　　　○○（○○主査）
派遣員　　　　　△△（○○大学），□□（○○高専）
派遣費用負担
△△（○○大学）
交通費：○月○日○○〜○○（新幹線），○月○日○○〜○○（新幹線）
宿泊費：○月○日○○泊
日当：要
参加費：○○円（登録費○○円，懇親会費○○円）
□□（○○高専）
交通費・宿泊費・日当：TOPICから負担しない
参加費：○○円（登録費○○円）

添付資料        (開催案内・プログラム，テキスト形式またはURL)

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